Merkezi İstanbul’da bile dört şubesi bulunan İnci Group, daha verimli merkezi yönetim ve daha seri raporlama faaliyetleri için Arıtech işbirliğiyle IT altyapısını yeniledi.

36 yıllık bir aile şirketi düşünün… Kurulduğu günden bu yana gittikçe büyümüş, alanlarını genişletmiş ve sahip olduğu her alanda en iyi olmayı başarmış bir şirket… Gittikçe artan şubeler, çoğalan kadro ve elbette bu genişlemeyle daha güçlü kontrol gerektiren merkezi denetim… İnci Group’dan bahsediyoruz. Holdingleşme ve merkezileşme ihtiyacını gittikçe daha çok duyan şirket; son olarak yeni bir altyapı sistemi kurdu ve bu ihtiyacını karşılamayı başardı. Arıtech’le birlikte tamamlanan projenin nasıl geliştiğini İnci Grubu Bilgi İşlemden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi Adem Utku Çakıl ve Arıtech Genel Müdürü Töre Duman’ın ağzından öğrendik.

İnci Grubu’ndan biraz bahseder misiniz? Hangi alanlarda faaliyet gösteriyorsunuz?
Adem Utku Çakıl: İnci Grubu bir çok alanda hizmet veren bir kurum. Firmanın geçmişi aslında tekstil sektörü… 36 yıllık bir mazisi olan bir aile firması. Şu anda ise konfeksiyon yan sanayi ürünleri aksesuar imalatı yapıyoruz. Örneğin düğme, fermuar, çıtçıt gibi aksesuar özelliği taşıyan ürünler bunlar. Fakat bu çok kapsamlı bir üretim; çünkü bir düğmenin bile yüz binlerce çeşidi var. Örneğin işin içinde olmayan biri için fermuar sanki basit bir ürünmüş gibi algılanıyor. Bir tekstil ürünü içinde fermuarın maliyeti en fazla yüzde 1’dir, dolayısıyla sanki basit ve imalatı basit bir ürünmüş gibi sanılıyor. Oysa fermuar fazlasıyla karmaşık bir üretim sürecinden geçer. Bu tarz aksesuar ürünlerinin imalatı dışında ayrıca kumaş alıp satıyoruz. Yurtdışına dokutturuyoruz, burada boyahanelerimizde bu kumaşların baskısı ve boyası yapılıyor. Daha sonra da bu kumaşları konfeksiyonlara aktarıyoruz. Özetle; konfeksiyon alanının ihtiyaç duyacağı tüm komponentleri üretiyoruz.

1997 yılından itibaren şirketin holdinge dönüşmesi amaçlanmış, bir holding kuruluşu gerçekleştirilmiş; fakat bu holding çok ciddiye alınmamış. Kurulmuş ama kurumsallaşma süreçleri askıya alınmış. Biz geldiğimiz zaman ilk önce bu kurumsallaşmanın tamamlanmasını talep ettik. Kurum olarak birçok alana yayılmış olan firmamızı tek çatı altında birleştirmeyi amaçladık.

Arıtech’le gerçekleştirdiğiniz yatırıma neden ihtiyaç duydunuz?
A.U.Ç.: Aslında bu kurumsallaşma ile birlikte ortaya çıkan bir ihtiyaç bu. Aynı sektör içinde çok çeşitli alanlara yönelik çalışıyoruz.
Çok sayıda firmaya ürün temin ediyoruz. Tüm bu faaliyetleri tek çatı altına almak ve tek merkezden yönetmek; bu faaliyetleri çok daha hızlı ve rahat takip etme ihtiyacını da birlikte getiriyor. Böylelikle de projenin çıkış fikri doğdu.

Peki İnci ve Arıtech bu projeyi ortaya çıkarmak için nasıl bir işbirliği ve hazırlık süreci takip etti?
A.U.Ç.: Bizim kafamızda zaten ihtiyaç duyduğumuz şekil belliydi. Bunu Arıtech’e söyledik. O da istediğimizi yarattı. Şöyle örnekleyeyim; biz masa istedik, Arıtech’e nasıl bir masa istediğimizi tarif ettik, o da bu masayı imal etti. Fakat imal etmekle kalmadı; bir de üzerine mükemmel bir sofra kurdu, öyle teslim etti.

Proje hazırlıkları nasıl başladı?
A.U.Ç.: Projeye karar verişimiz 2007 yılının başına denk geliyor. Nisan ayında ise proje çalışmaları başladı. Tabii oldukça karmaşık bir çalışma olduğu için tamamlanması zaman alıyor.

Projenin aşamalarından bahsedebilir misiniz?
Töre Duman: Aslında her şey önce kafamızda tasarlandı. Fakat bunları hayata geçirirken bazı detayları o anda fark edip ekledik. Bu bizim zamanımızı uzattı. 4 buçuk ayda tamamlandı bu proje. Evet, biraz uzun sürdü ama heyecanımız, hayallerimiz bizi bu noktaya getirdi ve en başta tasarladığımızdan çok daha kapsamlı bir iş çıkarmış olduk. Aslında projenin her bir ayağı ayrı bir proje...
Aşamalarına gelince; biz öncelikle iletişim altyapısını kurduk. İlk aşamada farklı lokasyonları İnci Grubu bünyesinde bir araya getirdik. Hem geniş anlamda bu bağlantıyı sağladık hem de yerel ağın da performansını artırmak için birkaç küçük değişiklik yaptık. Böylelikle ilk aşamada iletişim altyapısını kurduk. Hem veri iletişimini hem de ses iletişimini daha verimli hale getirmeyi hedefledik. Böylelikle kendi kapalı ağları içinde ses alışverişi yapmaları mümkün hale getirildi.
Dolayısıyla ilk adımımız network altyapısı ve bununla ilintili olarak ses altyapısıydı. İkinci adımımız sunucu ve depolamaydı. Üçüncü adım ise tüm bu altyapıyı kaldıracak donanımı sağlamaktı. Bunların üzerine diğer bilişim ihtiyaçlarını ekledik: kapı geçiş sistemi, dizüstü bilgisayar, yazıcı, wireless acces point gibi…

İnci Grubu’nun merkezi İstanbul; fakat İstanbul’da Güngören’de Bağcılar’da Merter’de ve Güneşli’de ayrı binalarınız var. Sizi böyle bir projeye yönelten bu farklı lokasyonların tek merkez olması mı?
Töre Duman: Aslında bizim için bu projenin en kolay yönü bu farklı lokasyonları birleştirmek oldu; çünkü zaten sadece yurtiçi kargonun 800’den fazla uca sahip bir ağı zaten biz hali hazırda işletiyoruz. Bugüne kadar 3 binden fazla noktayı büyük ağların içine dâhil ettik. Bu yüzden de bu projenin en kolay kısmı bu ağı kurmak oldu.
Diğer taraftan bu network, bütün altyapının da belkemiği... Veri depolama sistemini yerleştirmek için verimli bir veri aktarımını sağlamak adına bu yapıya ihtiyacınız var. Yine şirket içinde kapalı ses ağınızı kurmak istiyorsanız bu altyapıyı kurmak zorundasınız. Bunun üzerine başka neler getirebiliriz dediğimizde ise Malatya’daki lokasyounun izleme kameralarını merkezden takibini sağlamak için bu altyapıyı kullandık.

Projenin en zorlayıcı yönü ne oldu?
Töre Duman: Zaman zaman tedarikçilerle sorun yaşadık. Bunun dışında aslında bu projenin şöyle bir hayat döngüsü oldu. Adım adım gerçekleştirildikçe yeni ihtiyaçlar doğurdu. Daha önce planlamadığımız detayları bu yeni doğan ihtiyaçlara yönelik olarak projeye dahil ettik. Bu da süreci biraz uzattı. Örneğin yazılım firmasıyla birlikte projeyi ilk tasarladığımızda bir veri depolama sistemine gerek yok demiştik. Ama projeyi detaylandırıp tekrar üzerinden geçtiğimizde böyle bir sisteme ihtiyaç olduğunu gördük. Bu da bunun tedarik süresi kadar bir gecikme yaşattı.
A.U.Ç.: Aslında en zorlayıcı kısmı; öngörememek değil. Belli bir altyapımız var. Belli bir makine dinamizmi var. Bir de bunun bir ülkeye giriş çıkış şartları var. Mesela bir makine alıyorsun. Sipariş veriyorsun. Altı haftada geliyor. Bir sipariş verdiğinizde altı haftanın geçtiği bir ülke düşünün. Bunun haricinde siz ne kadar işi biliyorum da deseniz planlayıcılar ve uygulayıcılar ve tedarikçiler arasında da bir uyumun olması şart. Biz Arıtech’in birikimini ve bu alandaki ustalığını zaten biliyoruz, bu yüzden Arıtech’le çalışmak istedik. Arıtech ve İnci Group planlı davrandı. Fakat bunun haricinde kalan plansızlık, düzenin ve koordinasyonun aksamasına sebep oldu.

Lokasyonları birbirine bağladınız. Bundan sonraki aşama ne oldu?
T.D.: Sunucu ve depolama ihtiyaçlarını karşılamak oldu. Zaten biz bunu yaparken yazılım projeleri devam ediyordu. Sunucu ve depolama sistemi tamamlandıktan sonra yazılım ayağına yöneldik. Bu sırada da Think Client ve dizüstü bilgisayar yapılanmasını gerçekleştirdik. Bu cihazlar tamamen yeni alındı. Ayrıca bazı PC’lerin de performansı artırıldı.

Şirkette kaç kişilik bir kullanıcı söz konusu?
A.U.Ç.: Şu an hali hazırda 200’e yakın personelimiz bu projenin kullanıcısı. Ama en üst sınır 800 kişi. Toplam çalışan sayımız da 1000.

Ses taşıma aşamasında doğrudan ve tek bir VOIP uygulamasına mı geçildi yoksa mevcut sistemimi geliştirdiniz?
A.U.Ç.: Tüm lokasyonlarda kapalı ağ içine bir VOIP altyapısı kuruldu. Ama dış hatlarla görüşme Türk Telekom üzerinden gerçekleşiyor.

Bu altyapının size katkıları neler oldu?
A.U.Ç.: Biz bu projeyi ne ses ne de görüntü altyapısı için yaptık. Birçok farklı lokasyon var ve bu lokasyonları birleştiren böyle bir altyapıya ayrılan yatırımla üç kere bu tarz bir altyapı kurulur. Bu yatırımın amacı ise raporlama sistemini düzene koymak ve merkezi kontrolü daha da etkin kılmaktı. Bu yaparken de var olan sistem üzerinden fazla bir maliyete de girmeyi gerektirmeden sesi de taşıyabileceğimizi öğrendik ve bunu da ekledik. Arıtech kurduğu bu altyapıyla İnci Grubu yönetiminin bilgiye erişimini ve bunları kontrol etmesini sağladı. Artık daha güçlüyüz...