Cicco’nun Hurricane Central portalı bu durumların her biri için bir öneriyle geldi. Ulusal planlar, raporlar, eyalet ve federal ağlantılar gibi tüm önemli bilgileri içeriyordu. Kullanıcılar seyahat ve video konferans, GAO’nun Katrina aktivitelerini listeleyen bir takvim ve bir tartışma forumu için destek hizmetlerine erişebiliyordu. Ekip üyeleri mevcut çalışmalarını gönderebiliyor ve GAO’nun doküman yönetim sistemine ulaşabiliyordu.

‘İşbirliği çalışmasını dört şey yapar: Kimlerin dahil olduğunu, neler yaptıklarını, nasıl bağlanacaklarını ve zaman kısıtlamalarını bilmelisiniz.’ diyor Virtual Teams’in (Wiley, 2000) yazarlarından Jessica Lipnack. ‘Öyle gözüküyor ki onlar bu dördün tamamını yakalamışlar.’

Ortaya çıkan, federal çalışanlar sistemi tasarlamak ve test etmek için bir yıl harcayamadıklarından, dengeleme hızı ve kullanılırlık. Bir teknoloji dayanak noktasından bu mevcut kaynakların kullanımı anlamına geliyor.

‘Edinilen en önemli ders şu ki kurumsal portal yazılımı yerine Apache ve HTML kullanarak aceleyle kurmuşlar,’ diyor CMC Watch’ın kurucusu Tony Byrne. ‘Aceleniz varsa, ne kadar basit olursa o kadar iyidir.’

Portal teknolojisi işin kolay tarafıydı. Zor yanı ise kullanıcıların ihtiyaçlarını tam olarak karşıladığından emin olmaktı. ‘Benim en büyük korkum, hiç kimse için değer ifade etmeyen bir şeyi alelacele kurmuş olma ihtimalimizdi’ diyor Cicco.

Onun ekibi, portal iterasyonları üzerine hızlı bir biçimde geri besleme sağlayabilecek bir müşteri danışmanı grubuyla birlikte çalıştı; ki bu sayede sistem sürekli olarak iyileştirilebilirdi.

‘Bu aynı zamanda, GAO’nun işini etkin ve verimli bir biçimde yerine getirme yeteneğini artıracak IT araçlarını oluşturmak üzere, IT topluluğu ve analistlerin birlikte nasıl çalışabileceğini gösteren iyi bir modeldi,’ diyor Jenkins. ‘Proses boyunca IT’ciler, siteyi nasıl hem kullanıcı dostu, hem de faydalı yapabilecekleri üzerine sürekli olarak sorular soruyordu.’