Computerworld: Doküman yönetimi adı altında Adobe’nin ne tür ürün ve servisleri var?

Fulya Arman: Birebir doküman yönetimi olarak adlandırmak doğru olmaz. Adobe kendini biraz daha farklı konumlandırıyor. Ben diyor, şirketlerin back-end’deki sistemleriyle kullanıcılar arasındaki aracım. Çünkü, back-end’te çeşitli sistemler var. Bunlar arşiv yönetim sistemleri olabilir, ERP uygulamaları olabilir, başka benzer programlar olabilir. Bunlar arasındaki arayüz, kullanıcılar arasındaki etkileşim o kadar kötü ki; çalışanınız, tedarikçiniz, bunları kullanmaya kalktıkları zaman verimli kullanamıyorlar.

Bu nedenle ben, buradaki arayüzü oluşturuyorum. Bu arayüz, interaktif, doğal bir şekilde herkesin buradaki içeriği girdiği, toplu halde kullanabildikleri bir arayüz. Bu arayüzün iki parçası var. Bir tanesi İnternet üzerinden erişim, diğeri ise belgeler. Belgeler tarafına bakalım önce. Biz müşterilere gittiğimizde istediklerinin doküman yönetimini değil de süreç yönetimi istediklerinin farkına varıyoruz. Yani bir belgenin doğuşundan en son arşivlendiği ana kadar olan süreçlerin yönetimi.

Bunlar elektronik imzanın devrede olduğu süreçler olabilir ya da müşterilere ekstre göndermek olabilir veya müşteriden başvuruları almak olabilir. Doküman yönetimi olarak söyleniyor ama istenen şey süreç yönetimi. Ve Adobe’nin çözümleri içerisinde bunu baştan sona götürebilecek süreç yönetimi grubu var.

Computerworld: Adobe PDF standardı ile anılan bir firma. Size biz sadece PDF’i biliyorduk, bu kadar detaylı ürünleriniz olduğundan haberimiz yoktu diyorlar mı?

Fulya Arman: Baktığınız zaman çok geniş, çok farklı çözümleri içeren bir ailesi var Adobe’nin. Ama Türkiye’de henüz çok fazla tanınmıyor. Ama dünyada yaygın olarak kullanılıyor. Belgenin yaratılma aşamasından tutun onaylanma aşamasına, düzenlenmesinden arşivlenmesine kadar olan sürecin yönetilmesi bizim sunduklarımız arasında. Arşivlenmesi derken arşiv standardında hangi arşivleme programı kullanılıyorsa oradaki mekanizmaya verilmesini kastediyorum.

Computerworld: Adobe’nin Akıllı Belgeler çözümü bulunuyor. Bunu biraz açabilir miyiz? Akıllı belgeden kastedilen tam olarak nedir?

Fulya Arman: Kullanılan iki tip belge var. Bir tanesi, müşterilerin kredi, sigorta, vize başvurusu türü belgeler. Akıllı belge derken bu tarz belgelerin elektronik ortamda akıllı bir şekilde bulundurulmasını anlamak lazım. Adobe, bu tür belgeleri çözümleriyle akıllı hale getiriyor. Örneğin, İnternet’te çeşitli siteler ve bunların üzerinde de doldurulmayı bekleyen belgeler var. Bir kredi kartı başvurusu belgesini düşünelim.

Bu tarz 10 sayfalık bir belgeyi İnternet üzerinden doldurmanız pek de mümkün değil. Ama Adobe bunları akıllı hale getirerek doldurulabilmesini sağlıyor. PDF’in içerisinde bazı özellikler var. İlk olarak platform bağımsız olduğundan, yani Windows, Linux ya da bir başka platformda görünümden taviz vermeden açılabilmesi. İkinci özellik ise asıl fazla bilinmeyen yönü PDF’in. PDF’te akıllı hesaplamalar var. Mesela vize almak istiyorsunuz. Soruların içerisinde çocuklarla ilgili bölümler var. Eğer çocuğum yok derseniz bu bölümlerin sizin karşınıza çıkmaması gerek. İşte PDF, kendi içindeki akıllı hesaplamayla bunu sağlayabiliyor. Benim orada yazdığım çocuk sayısına göre altta alan açılması ya da kapanması, yeni soruların eklenmesi sağlanabiliyor.

Bu şekilde kişiye özel bir form halini alıyor. Akıllı belgelere bir başka örnek birden fazla dil desteğinin sunulabilmesi. Dosyayı açtıktan sonra dil değişikliğini yapabiliyorsunuz. Bunun ötesinde PDF’in içine animasyonlar koyabiliyorsunuz. Mesela mortgage başvurusu yapacaksınız, ancak başvuru miktarı ve faiz oranını grafiksel olarak görmek istiyorsunuz. PDF’in içine gömülebilen küçük bir animasyonla, girilen verilere göre değişen bu animasyonu grafiksel olarak izleyebilirsiniz.

Computerworld: Adobe’nin en beğenilen yanlarından biri farklı alanlardaki programların birbiriyle uyumlu olması. Şu anki trendin her türlü belgenin İnternet’e aktarılması olduğunu düşünürsek Adobe kendini burada nasıl konumlandırıyor? Fulya Arman: Adobe şu an iki teknolojiyi aynı anda kullanıyor. Biri Flash’la, Flex’le geliştirilmiş programlar, diğeri de belgeler. Herhangi bir başvuruyu İnternet’te dolduruyorsunuz diyelim. Karşınızda uzun bir form var, ama bir yerinde takıldınız, birinden bilgi almanız, danışmanız gerek. Ve bu hemen o an yapabileceğiniz bir iş değil. Başvuru formunu alıp offline olarak kaydediyorsunuz.

İnternette bırakırsanız girdiğiniz bütün dataları kaybedersiniz. Ben bunu masaüstüme almak ve offline çalışmak istiyorum diyorsunuz. Bunu dediğiniz anda formun bir PDF’i oluşturuluyor ve bunu masaüstünde saklamanızı ve daha sonra bu PDF’i doldurduğunuzda otomatik olarak elektronik ortamdan gönderebilmenizi sağlayan bir teknoloji var.

Computerworld: Belge üretimi, takibi, yaşanan süreç ve online kullanım. Tüm bunlar güvenlik nasılsorusunu da akla getiriyor. Adobe, belgelerin güvenliğini nasıl koruyor?

Fulya Arman: PDF’in içerisinde yukarıda bahsetmediğimi iki özellik daha var. Bunlardan biri güvenlik. Güvenlikle ilgili iki özellik var. Birincisi, belgenin doğru olduğunu gösteren elektronik imza ya da dijital sertifikalar. PDF formatındaki belgeler elektronik imzayı direkt olarak destekliyor. Herhangi bir belgede, üzerine kliklediğiniz anda elektronik imza atmanızı sağlıyor.

Belgeyi Adobe Reader ile açtığınızda da otomatik olarak doğruluyor. Bu imza atılmıştır, doğrudur ya da imza atıldıktan sonra belge değiştirilmiş türü uyarılarla sizi bilgilendiriyor. Kullandığımız birinci belge güvenliği bu. İkinci özellikse bunun çok daha ötesinde. Adobe’nin bir Digital Right Management (DRM) programı var. Yaptığı işlem, belgenin yaratıldığı andan itibaren, belge yok edilene kadar, o belgenin nerede olursa olsun güvenliğini sağlamak. Benim izin vermediğim kişiler belgenin çıktısını alamaz, değişiklik yapamaz hatta görüntüleyemez ayarları dahi yapılabiliyor.

Bu saydığımız ürünlerin hepsi LiveCycle şemsiyesi altında toplanan sunucu ürünleri. LiveCycle’ın içerisinde yaklaşık 10 kadar çözüm var. Bu çözümleri legonun parçaları gibi düşünebilirsiniz, çünkü hepsi birbirini tamamlıyor. LiveCycle ürünleri ihtiyaca göre de temin edilebiliyor. Örneğin sadece güvenlik kısmını veya süreç yönetimini ya da akıllı belge çözümü alınabilir.

Computerworld: Türkiye’de bu ürünleri kullanan şirketler var mı? Varsa hangi ölçekte kullanıyorlar?

Fulya Arman: Biz bu ürünün tanıtımını geçen yıl yaptık. Şu an özellikle kamuda, finans ve telekom sektöründeki firmalardan çok ciddi bir ilgi var. Koç Holding BT Grubu, Adobe’nin süreç yönetimini tüm şirketleri için standart program olarak belirledi. Şu anda Arçelik’te implementasyon gerçekleşti. Kamu tarafında da değerlendirmekte olan çok sayıda kurum var. Dijital imzanın devreye giriyor olması burada önemli bir etken.