Doküman yönetimi kavramıyla her geçen gün daha fazla karşılaşıyoruz. Belgeler, kurumlar için artık hayati bir önem taşıyor. İş bu denli kritik hale gelince de doküman yönetimi yatırım yapılması gereken alanlar arasında yer alıyor. Konuyla ilgili aşağıda okuyacağınız uzman görüşleri doküman yönetiminin iş sürekliliğinden bağımsız olarak ele alınması tarafını tutmuyor. Bu ikisi bir bütün ve o şekilde değerlendirilmeli. Biz de sorularımızı buna göre hazırladık ve kritik sorularımızdan biri de “İş sürekliliği açısından bakarsak doküman yönetiminin Türkiye'deki firmaların gündemindeki konulardan biri olduğunu düşünüyor musunuz?” oldu.

Doküman yönetimi, hatta sadece doküman dediğimizde bile ilk akla gelen firmalardan biri olan Adobe ile yaptığımız özel röportajı dergimiz sayfalarında bulabilirsiniz. Şimdi neymiş bu doküman yönetimi ona bir bakalım…

Kurumlar Neden Doküman Yönetim Sistemlerine Yatırım Yapmalılar?
İlk olarak sektörün yüzde 100 yerli sermayeli şirketi olan Docuart’la başlayalım. 1996 yılından bu yana faaliyetlerini sürdüren Ankara merkezli şirkete yönelttiğimiz soruları Doküman Yönetimi Sistemleri Müdürü Yücel Koçak yanıtladı. Koçak, kurumlarda karar alma sürecinin basitleştirilmesi, hizmetteki kalitenin artırılması ve zamanın daha verimli bir şekilde kullanılmasının modern toplumsal yaşamın bir gereği olduğunu belirterek; “Kurumlar bu ürünlere yapacakları yatırımlarla, iş süreçlerini kontrol altında tutan, oto kontrolü sağlayan, yöneticilerin karar verme süreçlerini kolaylaştıran, bilgiye erişmeyi hızlandıran ve saklanan belgeyi yönetilebilen bilgiye dönüştüren sistemlere sahip olacaklardır.” açıklamasını yapıyor.

Günümüz teknolojisinin getirmiş olduğu faydalar kurumlarda uygulanmaya başlandığında kurum iş süreçlerinin hızlanacağını belirten Yücel Koçak; “Veri tekrarının engellendiği ve karmaşık yapıdan teknolojik yapıya geçildiği bir dönem başlayacaktır” diyerek konunun önemini ortaya koyuyor. Koçak, kurumların bu sistemlere geçişiyle iş gücü maliyetlerinden, kırtasiye giderlerine, telekomünikasyon masraflarının azaltılmasından bilgiye erişim maliyetinin indirilmesine kadar birçok noktada kazanç elde edeceğinin altını çiziyor.

Bu soruyu yönettiğimiz ikinci şirket ise sadece Türkiye’nin değil, dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden IBM oldu. IBM adına sorularımızı yanıtlayan isim IBM Türk Lotus Satış Yöneticisi Murat Tüzüm konuyla ilgili olarak; “Kurumlarda yönetmek ihtiyacında olduğumuz dokümanları iki kategoride değerlendirebiliriz.

Birinci grup kağıt ortamında bulunanlar, ikinci grup ise elektronik ortamda oluşturulmuş veya taranarak bilgisayar ortamına aktarılmış olanlar. Bu iki kategoriye ayırdığımız dokümanların aranmasında ve bulunmasında, değişiklik yapılmasında, arşivlenmesinde sorun yaşanıyor ise ve bu dokümanların adedi artık kolaylıkla yönetilemeyecek adede ulaşmış ise kurumlar elektronik doküman yönetim sistemi ihtiyaçlarını değerlendirmeye başlamalı.” açıklamasını yapıyor.

Tüzüm, sözlerine şöyle devam ediyor; “Birinci tür dokümanların arşivleme maliyetleri (arşiv dolapları, odaları vb.), dokümanların aranması ve bulunması sürecinde kaybedilen zaman ve harcanan emek, hangi dokümana hangi kurum çalışanlarının erişebileceğini belirleyecek yetkilendirme mekanizmaları ve doğal afet, hırsızlık gibi durumlarda arşivlerin güvenliği gibi konular kağıt ortamındaki dokümanların elektronik ortama aktarılarak bir elektronik doküman yönetimi sistemine dahil edilmesi için ilk aklımıza gelen ihtiyaçlar.

Belge, zaten bilgisayar ortamında oluşturulmuş veya taranarak bilgisayara aktarılmış ve şu an bir bilgisayar diskinde bulunan ikinci tür dokümanlar için ise eğer bir yönetim sistemi söz konusu değilse, bilgisayar diskinin zarar görmesi veya çalınması gibi durumlarda dosyanın güvenliğinin tehlikeye düşmesi, üzerinde değişiklikler yapılması durumunda farklı sürümlerin yönetimine veya aynı dosyanın bir merkez sunucuda depolanarak herkesin dosyaya oradan erişebilmesi yerine, her kullanıcının kendi bilgisayarında tutulması sonucunda depolanarak herkesin dosyaya oradan erişebilmesi yerine, her kullanıcının kendi bilgisayarında tutulması sonucunda gereksiz yere disk alanı kapsamasına kadar varan yaşanması muhtemel sorunlara çözüm bulabilmek için kurumlar elektronik doküman yönetim sistemlerine yatırım yapmalı.”

Aynı soruyu bu kez de Kets Teknik Koordinatörü Gürsel Yarkın’a yönelttik. Yarkın konuyu biraz daha rakamlara döküyor. Kurumsal doküman yönetimi yapılarında, firmalar paylaşma sorunlarını hallediyorlar diyen Yarkın; “Doğru zamanda doğru yere, doğru desende içeriğin yönlendirilmesi kolaylaşıyor. Kurumsal doküman yönetimi, ayrıca firmaların otomasyon sorunlarına da cevap verebiliyor.

Firmaların dahili ve harici iletişimini daha verimli hale getiriyor. Örneğin dünya genelindeki istatistiklere göre, ilaç sanayinde kurumsal doküman yönetimine 1 milyon dolarlık yatırım, ürünün piyasaya 3 ay erken çıkmasını sağlıyor. Finans kurumlarında 3 yıllık sistem gideri ortalama 1 milyon 200 bin dolardır. Kurumsal doküman yönetiminin geri dönüşü bir seneden azdır. 3 yıllık tasarruf ise 3 milyon 700 bin dolardır.” sözleriyle kazanılabilecek avantajların değerini aktarıyor.

Kets Teknik Koordinatörü Gürsel Yarkın, çok daha önemli bir noktanın altını çiziyor: “Bu alanda yapılacak olan yatırımlar, Avrupa Birliği yapısına uyumluluğu da sağlayacak diyen Yarkın, kurumsal doküman yönetimi (Enterprise Content Management – ECM) yapısının bileşenleri, kayıtların yaşam sürecinin yaratılmasından imhasına kadar otomatik yönetilmesi için gelişmiş araçlar içerir. AB MoReq Şartnamesi, İngiltere Kamu Kayıt Bürosu (UK PRO), FDA 21CFR11 ve ABD Savunma Bakanlığı 5015.2 tüzükleri gibi standartlar bütününe uyumlu yapıların firmaların yaşamsal kimyasının içinde olmasının en kolay yolunun kurumsal doküman yönetimi sistemlerinin kurulması sayesinde olacağı açıktır.”

İş Sürekliliği Penceresinden Doküman Yönetimi
Bu, mutlaka sorulması gereken sorulardan biriydi. İş sürekliliği açısından bakarsak doküman yönetiminin Türkiye’deki firmaların gündemindeki konulardan biri olduğunu düşünüyor musunuz? Her üç isim de önce eskiyi, sonra da şimdiki durumu aktardılar. Docuart Doküman Yönetim Sistemleri Müdürü Yücel Koçak, Türkiye’de bu akımın 90’ların sonunda evrak takip sistemi olarak planlandığından bahsetti. “2000 yılından itibaren, iş akışı, dijital arşiv ve içerik yönetimi modüllerini de içerisinde barındıran bu sistemler zaman içinde kendi aralarında veri ve doküman transferi yapmaya başlamış ve komple çözüm adı altında anılmaya başlamıştır.” Diyen Koçak, 2005 yılında çıkan Elektronik İmza Kanunu ve Bilgi Edinme Yasası ile birlikte doküman yönetim sistemlerinin kurumlar için kullanılması gereken bir sistem olduğunu belirtiyor. E-Devlet etkenini de ekleyen Koçak; “2007 yılında ve önümüzdeki yıllarda bu alımların sayısının katlanarak artacağını göstermektedir. Bu göstergeler doküman yönetim sistemlerinin, kurumların yazılım alanında gerçekleştirmek istedikleri en önemli projeler arasında olduğunu ortaya koymaktadır.” yorumunu yapıyor.

IBM Türk Lotus Satış Yöneticisi Murat Tüzüm ise doküman yönetiminin 2000’li yılların başından beri Türkiye’de gündemde olduğunu belirtirken; “Bir dönem her firmanın elektronik doküman yönetimine sahip olması gerektiği gibi çok doğru olmayan tespitlere varılmasına rağmen, bugün biliyoruz ki, ihtiyacı olan kurumlar daha verimli bir iş ortamında maliyetlerini düşürmek için bu konuyu gündemlerinde tutuyorlar. Elektronik imza kanunu ve bu alandaki uygulamaların artması konuyu daha da gündeme getirecektir.” açıklamasını yapıyor.

Diğer konuğumuz Kets Teknik Koordinatörü Gürsel Yarkın da konunun eskiye oranla daha fazla gündemde olduğu konusunda diğer görüş sahipleriyle aynı fikri paylaşıyor. Yine sayılara başvuran Yarkın, “Son yapılan çalışmaya göre, bu tür sistemlerin kullanıma alınmak istenmesinin en büyük sebebi, yüzde 73 oyla verimliliğin ve üreticiliğin artırılması hedefidir” bilgisini veriyor.

Kurumsal içerik yönetimi bileşenlerinin bu aşamada sahneye çıktığını belirten Yarkın; “Eğer kurumlar odaklandıkları işin gereği olan dokümanları en gerekli zamanda, en uygun desen ve biçimde, en doğru miktarda olması gereken iş süreç noktasına yönlendiremez ise, esas işlerindeki amaçlarına da ulaşamazlar. Bu bileşenleri, İçerik Yönetimi, İş Süreçleri Yönetimi, Web İçerik Yönetimi, Elektronik Form Yönetimi, Kayıt Yönetimi, Elektronik Posta Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Takım Çalışması ve Proje Yönetimi olarak sıralayabiliriz. Bu bileşenlerin özel konumları itibarı ile değişik türdeki donanım ve yazılım ortamlarında birbirleri ile uyum içerisinde çalışmaları kurumların esas işlerindeki odaklanma eşgüdümlerini arttırır ve en yüksek düzeyde kârlılık, pazar payı ve daha değerli marka gücü elde etmelerini sağlar.” yorumunu yapıyor.

Ne Tür Ürünler Sunuluyor?
Docuart, doküman yönetim sistemi alanında Ankara’da bulunmasının da avantajıyla ağırlıklı olarak kamuya proje üreten bir şirket. Yücel Koçak, konuyla ilgili olarak kurumlara danışmanlık hizmeti sunduklarını, arşivlerde bulunan mevcut dokümanların sayısallaştırılması hizmetini sağladıklarını belirtiyor. Ürünlerinde bulunan araçlar ve doküman şablonlarının kullanımıyla doküman oluşturma maliyetlerini ortadan kaldırdıklarının altını çizen Koçak, ürünlerinin faydalarını “Tanımlı iş akışı yolları ile dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlamak, dolaşım esnasında tıkanan noktaların süreç takibi ile izlenebilmesi, dokümanların manyetik ortamda depolanması sebebiyle afet ve diğer risklere karşı güvenlik, çeşitli arama kriterleri ile kolay erişim” olarak sıralıyor.

IBM’de ise Lotus ürün ailesi ön planda. Murat Tüzüm konuyla ilgili olarak sundukları IBM Lotus Domino Document Manager ürününün elektronik imza desteği ile kurumlara düşük maliyetli ve hemen sonuçları alınabilen elektronik doküman yönetimi projeleri vaat ettiğini belirtiyor. IBM’in bu alandaki diğer ürünleri ise Information Management ürün ailesindeki FileNet ve Content Manager.

Kets de bu alandaki iddialı firmalardan biri. Gürsel Yarkın, 1987’de kurulan Kets’in çalışmalarını ofis otomasyonu ve belge yönetimi alanına yoğunlaştırdığının altını çiziyor. Kets’in doküman yönetimi şapkası altındaki ürünleri ise faks otomasyonunda Captaris’in RightFax sunucu yazılımı, Form otomasyonunda ABBY firmasının Fine Reader ve Form Reader yazılımları ile Kets’in özel yazılım paketi olan Kets Capture. Firma, belge otomasyonunda IBM Content Manager, Captaris Alchemy, Microsoft SharePoint Portal Server, süreç otomasyonunda ise IBM WebSphere Business Integrator, Captaris Workflow ile bankacılık merkezi operasyon uygulaması olan KETSCenterOps olarak sıralanıyor.