Hiç ara vermeden, hatta aynı zamanda onlarcası bir anda karşınızda bakmanızı bekler… Hem sunucularınızda yer kaplar, hem de posta kutunuzda ciddi bir kaosa neden olurlar… Resimlerle, uzun ve sıkıcı PDF dosyalarıyla ve hatta video kliplerle bezenmiş bu ısrarcı eklentiler CIO’ların bir numaralı kabusu…

Geniş eklentili, bol hacimli mesajlardan kurulmanın farklı yollarını geliştirebilirsiniz elbette… Örneğin, belli bir boyutun mesela 10 MB’ın üzerindeki mesajları engelleyebilirsiniz ki bu boyut bazen yetersiz kalıyor; ya da posta kutunuz doldukça silebilirsiniz. Bir başka yol da size eklentili mesaj atılmamasını herkesten rica etmeniz… “Fakat maalesef tüm bu yollar kesin ve etkili çözüm sağlayamıyor, hele ki bir CIO’sanız” diyor Fred Danback. Integro Insurance Brokers’ın CIO’luğunu yapan Danback; bu konuda o kadar sıkılmış ki, eklentili e-posta yığınları için etkili bir çözüm geliştirmiş. Kendi ağına bir uygulama ekleyerek; büyük eklentileri daha yoldayken yakalayıp yok ediyor.

New York merkezli olan ve 2005 yılında kurulan broker firması Integro; birkaç müşteriyle işe başlamış, fakat kısa zamanda aralarında General Electric ve Unisys’in de olduğu 250 müşteri kazanarak hızla büyümeye başlamış. “Fakat; özellikle büyük müşteriler bu tarz güvene dayalı bir iş konusunda e-posta konusunda en ufak sıkıntı istemiyorlar” diyor şirketin CEO’su Danback.
Diğer taraftan ise Integro’nun e-posta sistemi ise; beş ülkeden 400 kullanıcıya sahip ve oldukça geniş eklentili postalar kullanılıyor. “Büyük yer kaplayan, çok sayıda dosya transferi yapılıyor. Bunların arasında CAD çizimleri, MPEG dosyaları, teknik tanıtımlar var ve elimizi kolumuzu bağlıyor. Bu sadece şirket içi bir problem değil aynı zamanda müşterilerimizi de rahatsız ediyor. Birçok müşterimiz eklenti boyutuna sınır getirmek zorunda kalıyor ve müşteri yardım merkezimizin telefonları susmuyor” diyor Danback.
Danback’a göre bazı müşteriler Google’ın Gmail’ini karşılıklı olarak kullanıyor. Bunu müşteri e-posta sınırlandırmalarına takılmamak için yapıyorlar. Fakat bu hiç de güvenli bir yol değil. Hatta en son yapılan Osterman Research çalışması da bu savı ispatlar nitelikte… Bu çalışmaya göre orta ve büyük şirketlerde insanların yüzde 60’ı raporlamalarını ortak kullanımın haricinde e-posta yoluyla birbirlerine aktarmayı tercih ediyor. Yine bu insanların yüzde 17’si ise bu tarz bir raporlamayı her gün yapıyor.
Danback şirketindeki bu sorunu çözebilmek için 2007 yılında Accellion’un e-posta eklenti uygulamasına başlamış.  
Teknoloji ürünleri arasında en çok ihtiyaç duyulan e posta uygulamaları; büyük eklentili e-postaları sunucunuza yaklaştırmıyor. Diğer uygulamalar gibi ağa takılan bu kutular ayrıca bir problemle karşılaştığında bunu e-posta yoluyla bildiriyor da.  
Danback bu sistemi kurduktan sonra 10 MB’ın üzerinde olan e-postalar Accellion uygulaması yoluyla otomatik olarak Exchange sunucusuna aktarılıyor. Kullanıcı bir e-posta aldığında içindeki eklentiyle almıyor. Eklentiyi görmek için bir web sitesi linkine tıklıyor ve web üzerinden ekli dosyaya ulaşıyor. Kullanıcı bilgisayarın sabit diskine kaybedebiliyor. Integro’da, Danback bu linklerin süresini 30 gün olarak belirlemiş ama bu süre limitini istediğiniz gibi ayarlayabiliyorsunuz.
Accellion kutularının fiyat aralığı 5 bin ile 10 bin dolar arasında değişiyor. Bu alanda faaliyet gösteren GlobalScape ve Intradyn gibi bazı firmalar da geleneksel yazılımlar ve uygulamalar sunuyor. Bu ürünler genellikle e-posta güvenliği, arşivleme ve eklenti yönetimi gibi özellikler taşıyor.
Danback’ın uyguladığına benzer diğer demode programlar kullanıcılarından geniş eklentili mesajlar için FTP sunucu kullanmalarını istiyor. Fakat Danback bu fikri reddediyor ve Accelion uygulamasında kullanıcının her zamanki şekilde mesajlaşabileceğini iddia ediyor. Bu iddianın yanı sıra uygulama çok kalıcı ve kolay kuruluyor. “Bu çok kolay, her şeyi kendi hallediyor” diyor Danback.
Danback’in çalışanları ise uygulamayı farklı bir nedenden ötürü beğenmiş: Sigorta sektöründeki rakipleri hâlâ bu büyük eklentili mesajların sorunlarını yaşarken onlar müşterilerine çok daha güvenli ve daha verimli hizmet sunuyor.
“İşimizi diğer rakiplerimizden farklı kılmış oluyoruz” diyor Danback.
Şirketiniz ne kadar eklentilerle yüklü olursa o kadar ROI’da önbelleğe kayıtlı uygulama gerektirir. Bu karmaşayı ise sıradan yazılımlar daha da karıştırdığından ihtiyacınız olan e-posta depolayan bir uygulama olacaktır. İşte bu yüzden bu tarz ürün grupları artışta… Bunun tek nedeni ise Osterman Research tarafından açıklanan son rapor. Buna rapora göre şirketlerin yüzde 59’u fazla eklentili e-postaları ciddi bir problem olarak görüyor. Osterman Research başkanı Michael Osterman’a göre posta depoları ise her yıl yaklaşık yüzde 35’lik büyümeye ihtiyaç duyuyor.
Danback’ın e-posta uygulamasına ihtiyaç duyan diğer CIO’lara tavsiyesi ne? “E-posta sisteminizde neyin yanlış gittiğini tespit edin ve bunun için hemen bugün bir çözüm bulun. Özellikle Exchange/Outlook ortamınıza ekleyeceğiniz Microsoft dışı uygulamalarda seçici olun. Ne kadar çok Microsoft dışı öğe eklerseniz karmaşayı o kadar tetiklersiniz” diyor Danback ve ekliyor “Benim Accelion kutusunu tercih etmemin en önemli nedeni, eklemeye gerek olmaması, her ihtiyaç kendi içinde olması”.
Diğer taraftan Danback, Microsoft’un Accelion gibi bir şirketi satın alarak şirket müşterilerine bu tarz çok fonksiyonlu ürün paketleri sunması gerektiğini düşünüyor.