Tüm arama çözümleri zorlayıcı olabilir ancak iş dev kurumlara geldiğinde, çalışanların verimini ve iş akışını artırmasını umduğunuz çözümlerin tümünün ihtiyaçlarınız için uygun olan veya olmayan tarafları bulunuyor.

Kim Google’dan daha iyisini yapmak istemez ki? Son kullanıcılar için geliştirilen arama çözümlerinde kullanılan teknolojiler çok detaylı ve karmaşık olmalarına rağmen, bu araçlar çok kolay kullanıma sahipler. Öte yandan hemen hemen her CIO’nun başının etini yiyen ve şirket için değerli dosyaların neden erişilemez yerlerde durduğundan veya bu dosyalar içerisinde arama yapamadıklarından şikâyet eden bir patron veya kullanıcılar grubu var. Bu sorunun farkında olan birçok geliştirici, kurumsal arama çözümleri geliştirmeye devam ediyor. Son olarak IBM ve Yahoo ekipleri bir araya gelerek tamamen ücretsiz olarak download edilebilir, OmniFind Yahoo Edition isminde bir ürün çıkardılar. Bu ürün özellikle Google’ın 1.995 dolardan başlayan ve özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeleri hedefleyen arama donanımını hedef alıyor.

Ücretsiz olarak sunulan OmniFind Yahoo Edition ürünün limitleri olduğu belli (IBM’in desteği ile geliştirildi ve firmanın arama pazarına girmek için yaptığı ilk proje. Özellikle ürün yükseltmelerinden ve ekstra servislerden para kazanmayı umut ediyorlar). Ancak ürünün kullanıcılarından olan Decision Critical isimli firmada CTO olarak çalışan Eric Brierly, firmasının web sitesine genel bir arama motoru yerleştirmekten çok daha fazlasını yapıyor. Çoğu giriş seviyesi arama yazılımı web sitelerinde kullanılıyor. Elbette Eric Brierly biraz değişiklikler yapmak zorunda kaldı.

Decision Critical, müşterileri için eğitim modülleri barındırıyor ve her bir müşteri lisansladığı veya satın aldığı ürüne göre farklı modüllere erişim hakkına sahip. Bu yüzden Decision Critical firması her bir müşteri grubu için farklı web tabanlı kurs katalogları oluşturmak zorunda. Brierly uzun zamandır kurs sayfalarının ve eğitimlerin detaylarının açıklandığı alanların güncelleme ve bakım işini sadeleştirmek ve kullanıcıların anahtar kelimelerle arama yapabilmelerini sağlamak istiyordu. OmniFind Yahoo çıkınca, bu aracın ihtiyacını görüp görmeyeceğini test etmek istedi.

OmniFind Yahoo gibi araçların en büyük kısıtlaması kuşkusuz yalnızca HTML sayfaları ve sıkça kullanılan dosya formatlarını, örneğin Microsoft Word, Excel ve PowerPoint dokümanları ve Adobe PDF dosyalarını indeksleyebiliyor olmaları. Ne yazık ki bu ücretsiz yazılımlar veritabanlarını, ERP sistemlerini veya diğer kurumsal bilgileri saklama metotlarını tarayamıyorlar.

Brierly bu sorunu çözmek için SQL sorgularından gelen sonuçları bir HTML dosyaya bağlantı olarak dökerek çözdü. Böylece OmniFind Yahoo aracı artık Decision Critical’ın veritabanını da kullanabilir hale geldi. Sonuç: “Artık sitede bir tane bile kırık link bulamazsınız, çünkü arama motorunun bulduğu tüm linkler zaten veritabanın ürettiği linkler içerisinde seçilmiş oluyor” diyor Brierly.
Elbette bu yaklaşım birçok farklı kurumsal bilgi depolama sistemlerinde çalışmayacaktır diye de ekliyor. “İşte bu yüzden birçok kurum, kritik görevler için daha yüksek seviye arama çözümlerini kullanmayı tercih ediyor.” açıklamasını yapıyor Forrester Research’ın baş analisti Matt Brown.

Kötü Arama Pahalıya Patlar
Birçok nedenden ötürü, CIO’lar artık birkaç yıl öncesine nazaran arama konusundaki çözümlere ve yatırım imkanlarına çok daha kolay bir şekilde ulaşabiliyor. Günümüzün karmaşık IT yapısı sebebiyle artık birçok kurum müdürü aradıkları bilgiye kolay ulaşamadıklarından şikayet ediyor. “Kurumlar genelde Google’u (web aramasını) örnek göstererek ‘Ben de bunun benzerini istiyorum’ diyor. Artık kurum içerisinde istenen bilgiye ulaşmak için kullanılması gereken en önemli şey oldu arama araçları,” diyor Gartner’ın araştırma başkan yardımcısı Whit Andrews.

Ocak 2007’de yapılan bir ankette, Amerika ve İngiltere’deki genel müdürlerinin günde ortalama iki saatlerini bilgiye ulaşmak için kullandıklarını ve bu sürenin en az yarısının da elde ettiklerini sonuçları elemek için kullandıklarını ortaya koyuyor. Dahası, katılımcıların yaklaşık yarısı firmanın diğer bölümlerinin yaptıkları işler hakkında bilgiye ulaşmanın çok daha zor olduğunu söylüyor. Yalnızca yüzde 31’i rakip firmaların bilgilerine ulaşmanın zor olduğunu belirtti.

Bir başka motivasyon unsuru da şu: Uyum gereklilikleri, hükümet araştırmaları, regülasyonlar ve daha birçok hukuki sebep, bilgilerin acilen bulunması gerekliliğini doğuruyor. Ayrıca bunlar yalnıza standart dosyalar olmayabiliyor. Örneğin bir bankanın işlem kayıtları veya telefon görüşmelerinin ses kayıtlarının taranması ve ilgili kayıtların hızlı bir şekilde bulunması da gerekebiliyor.
Ancak kurumlar arama adaptasyonu konusunda bölük pörçük hareket etmemeliler. Brown’un tavsiyesi: “Endüstriyel rekabet müşterilerin birbirine bağımlı bir strateji izlemesini zorlaştırıyor. Mesela Google’ın çözümü basit bir şekilde kullanılmak üzere tasarlanmış.

Dolayısıyla firmalar birden fazla Google cihazı satın alarak indeksleme ile uğraşmasını sağlıyorlar” diyor (Google’ın en son versiyonu Mini 2.2 ve 1995 dolarlık giriş seviyesindeki sistem 50 bin dokümanı tarayabilirken 8995 dolarlık yüksek seviye versiyonu 300 bin dokümanı arşivleyebiliyor. Öte yandan IBM OmniFind Yahoo Edition 500 bin dokümana kadar indeksleme işlemi yapabiliyor).
“Ağ kaynaklarını tüketmeleri haricinde cılız arama çözümleri özel dosyaların ortaya dökülmesine veya kimi dosyaların tamamen gizlenmesine neden olabilir” diyor Gartner’dan Andrews. Bunun sebebi ise bu tarz arama motorları kendisine gösterilen sunucuyu veya dokümanları detaylı bir şekilde taramaya başlar, ancak bu sunucuda yanlışlıkla unutulmuş ve gizli kalması gereken dosyalar bulunabilir. Arama motoru sayesinde artık bu dosyalar herkesin erişimine açılmış olur. Bu tarz düşük bütçeli arama çözümleri ise ne yazık ki erişim haklarını ve hesapları kontrol eden özellikler sunmaktan yoksundur.

Tam tersi durumlarda ise bu tarz toy arama çözümleri kimi zaman taramaları gereken bazı sunucuları tamamen atlayabiliyor ve burada dosyaların gizli kalmasına sebep olabiliyor.

İçiçe Bir Strateji Geliştirmek
Kurumlara yönelik yapışık arama stratejisi geliştirmek demek, tek bir arama platformu veya içerik indeksi oluşturmak anlamına gelmiyor. “Farklı amaçlar ve işyerindeki farklı birimler için değişik uygulamalar hazırlamanın bir sakıncası yok,” diyor Brown. Ancak kurumlar en uç ihtiyaçları bile önceden tahmin edebilmeli ve geniş bir kesim tarafından ihtiyaç duyulacak olan bilgilerin yalnızca bir departmanın tekelinde kalmaması sağlanmalı.

Mesela, firmanın halka açık yüzü olan web sitesi için tamamen kurum içinden bağımsız bir arama motoru kullanması oldukça mantıklı görünüyor. Böylece içeride kalması gereken verilerin güvenliği tam olarak sağlanırken aynı zamanda arama kayıtlarından da çok güzel analizler ve müşteriler hakkında veriler elde edilebilir. Ancak genellikle satış ve müşteri hizmetleri birimlerinin birbirinden bağımsız arama motorlarına sahip olmaları tavsiye edilmez, çünkü her iki departmanın da ihtiyaç duyduğu müşteri bilgilerinin iki farklı sistem tarafından yorumlanmasına neden olur.

İletişim cihazları üreten bir firma olan Harris’de tedarik zinciri yönetimi direktörü olan Janice Lindsay, arama çözümlerini oluştururken birden fazla teknoloji adapte ettik ve her biri farklı işlemler yapıyor diyor. Mesela, Harris Google arama motorunu kullanarak müşterilerin web sitelerinde ve dahili intranetlerindeki HTML sayfalarında hızlı bir şekilde arama yapabilmelerini ve aradıkları bilgilere ulaşabilmelerini sağlıyor. Ancak iş mühendislerin ve üretim ekibinin, hangi parçaların daha ucuz olduğunu, hangilerinin daha yüksek kaliteye sahip olduklarını veya hangilerinin daha çok tercih ettikleri firmalar tarafından sağlandığını arayabilmelerine geldiğinde, Endeca’nın ileri teknoloji çözümünü kullanmaya başladılar.

Bunun en temel sebebi ise mühendislerin yapacakları aramaların mühendisleri ve diğer çalışanları mutlak soruların cevaplarına ulaştırması bekleniyor. Örneğin “Hangi parçalar şu mühendislik gerekliliklerini karşılıyor?” tarzında bir arama yapıldığında sonuçlar en az 200 kritere göre filtrelenip sıralandırılıyor diyor Lindsay. Arama motoru önce ERP, üretim, ürün tasarımları ve diğer sistemleri taradıktan sonra tedarikçilerin veritabanlarına giriyor ve endüstri normlarını barındıran dokümanlarda gezinerek aranan şeyleri listeliyor. Diğer kurumsal sistemler ile arama yazılımınızı entegre etmek, orta ve üst ölçekli arama çözümlerinin başlıca tercih nedeni, diyor Brown ve Andrews.

Merkezileştirin ve Ele Geçirin
Birçok firma birden fazla arama teknolojisi kullanmakla beraber ne yazık ki bunlar birbirleri ile koordineli olarak çalışmıyor. En iyi ihtimalle bunlar ağ ve IT kaynaklarını tüketiyorlar. Daha da kötüsü ise kurum içerisinde aranan bilgilerin bulunamamasına ve tüm hizmetlerin daha kötü verilmesine neden olabiliyor.

Bir mühendislik danışmanlığı firması olan Arup, mühendisleri tüm dünyaya yayılmaya başladığında, bir ofiste çalışan ekibin, dünyanın öbür tarafında çalışan ekip ve işleri hakkında bilgiye sahip olmaz ise bunun bölgelerarası kalite kaybına sebep olacağından endişe etmeye başladı. Firma, bilginin daha rahat dağılabilmesi için yedi sene önce bir arama motoru kurdu. “Anında bilgi bombardımanına tutulduk ve hemen akabinde çalışanlar arama sonuçlarının doğruluğu hakkında konuşmaya başladılar” diyor grubun enformasyon müdürü Tony Sheehan.

Arup tekrar denemeye karar verdi ancak bu kez yüksek teknolojili Autonomy arama platformunu kullandı. Yeni sistem firmanın veritabanına, finansal kayıtlarına ve insan kaynaklarına girebiliyor, üstelik bunları doğrudan veya eklentiler ile çözebiliyor. Bu merkezi arama platformu kritik işlerimizi daha anlamlı hale getirdi diyor Sheehan. Sonuç: Mühendisler artık nerede olduklarına bakılmaksızın aynı bilgileri paylaşıyorlar ve tüm ekip aynı kaliteyi koruyabiliyor.

National Instruments benzer bir problem ile karşı karşıya kaldı. “Firmamız aramanın ne kadar faydalı olduğunu keşfettikten sonra arama araçlarımız zamanla büyümeye başladı” diyor firmanın eski arama ve topluluk müdürü Jeff Watts. “Birden fazla sistem yüzünden asla tam ve eksiksiz bir bilgiye ulaşmak mümkün olmuyordu. Üstüne üstlük bir çalışan firma içerisinde yer değiştirdiğinde tüm bilgileri işe yaramaz hale gelebiliyordu”. Firma tüm dünyadaki Web görünümünü standart hale getirmeyi planladığında Jeff aynı zamanda dahili arama motorunu da Fast Search & Transfer sistemi ile değiştirme şansı elde etti.

Hukuk firması Morrison & Forester’ın CIO’su olan Jo Haraf, en baştan beri merkezi bir arama çözümüne ihtiyacımız olduğunu biliyorduk diyor. Dolayısıyla binlerce üyeye sahip olan firma dahili çözümler geliştirmek yerine dışarıdan bir çözüm alıp uygulamanın yollarını aramaya başladı. Firma nihayet orta ölçekli bir çözüm olan Recommind’da karar kıldı. Haraf’a göre bu çözüm kendi tabiriyle gri alanları da işin içine katıyordu. Yani aramalar kesin sonuçları içermekle beraber yanında tavsiyeler de sunabiliyordu ve bir hukuk firması için hiç olmadık bir dava bazen uğraştığınız dava için yararlı olabiliyordu.

Sonuç olarak Arup, Haris ve National Instruments kendi organizasyon yapılarına uyan ve kendi işlerinin ihtiyaçlarını doğru karşılayan arama teknolojilerini tercih ettiler.

Aramayı Bir Adım Öteye Taşımak
Kurumlardaki arama motoru kullanıcıları bu teknolojiler ile daha neler yapmak isteyebilirler? Sheehan şu anda arama işleminin sürekli aktif olarak devam etmesini ve kullanıcıların başlatmasına gerek kalmamasını düşünüyor. Fikir: Kullanıcı herhangi bir dosyaya bir şeyler yazmaya başladığında sistem bir yandan ilk girilen kelimeler için uygun linkler ve sonuçları göstermeye başlıyor. “Bana göre, geleceğin arama yöntemi bu alacak” diyor.

Morrison & Foerster’dan Haraf birkaç yıl önce bu tarz aktif arama yetenekleri barındıran yazılımları kontrol etmiş, ancak bu sistemlerde sürekli ortaya çıkan uyarı mesajlarının kullanıcıların dikkatini dağıttığını düşünüyor. Sistemden faydalanan kullanıcılardan sürekli “bu mesajlar beni çıldırtacak lütfen kapatın” şikayetleri aldıklarını söylüyor. Ancak bir avukatın bilgisayarına notlar alırken bir yandan da benzer dava dosyalarını indekslemeye başlayan ve her an sunmaya hazır bir arama çözümü için: “Bakın bu enteresan olabilir,” diyor.

Arama Araçlarına Bakış
Birçok kurumsal arama aracı ilginiz için sırada bekliyor. Tüm bunları dört sınıf içerisinde toplamak mümkün.

Giriş Seviyesi: Genelde 20 bin dolardan daha düşük fiyata sahip sistemler. Ya hiç ya da çok düşük güvenlik sistemine sahipler. Yalnızca HTML dosyaları ve tanınmış dosya formatlarını indeksleyebiliyorlar. Örnekler arasında Google Mini, IBM OmniFind Yahoo Edition (ücretsiz), Microsoft SharePoint 2007 for Search ve açık kaynak kodlu Lucene ve Isys Search araçları sayılabilir.

Orta Seviye: Bu tarz ürünler genelde 20 bin ila 80 bin dolar arasında olurlar ve tek bir sunucu konfigürasyonunda daha fazla kapasite, güvenlik ve kapsamlı dil desteği sunarlar. Bunlar arasında Google Search Appliance ile Coveo, IBM, InQuira, Isys Search, Microsoft, Oracle, Recommind, Vivisimo ve ZyLab. SAP firmalarının sunduğu araçlar bulunmaktadır.

Yüksek Seviye: Bu tarz sistemler genelde 80 bin dolardan başlarlar ve yüz binlerce hatta milyonlarca dolara kadar çıkar. Devasa ölçeklenebilirlik, kümesel veri aramaları ve bulanık arama gibi özellikler sunulur. Bu sayede yalnızca veritabanlarını değil geniş ERP ve CRM sistemlerini de arayabilirler. Bu tarz araçları sunan firmalar arasında Autonomy, Convera, Endeca Technologies ve Fast Search & Transfer bulunuyor. Kısa bir süre önce IBM de bunlar arasına katıldı.

Özel İhtiyaç: Bu tarz ürünler fiyat veya büyüklükleri ile sınıflandırılmazlar ve özel projeler kapsamında hazırlanırlar. Örneğin Nexidia ürünü genelde telefon görüşmelerinde sesleri tarar. Bir firma kendi müşteri destek hattında rakip firmanın isminin geçip geçmediğini arayabilir.