Çağrı analiz ve raporlama sistemleri konusunda çalışmalar yapan IPera İletişim Teknolojileri, tüm şirketleri ilgilendirecek çıktıları olan yeni araştırmasının sonuçlarını duyurdu. Araştırma sonuçlarına göre şirketler GSM görüşmeleri için her ay aslında ödemeleri gereken rakamın yaklaşık iki katı kadar fazla telefon faturası ödüyor. IPera uzmanları bu çarpıcı araştırmayı, 135 farklı şirket üzerinde gerçekleştirdi. Bu şirketlerin ortak özelliği, santrallerine bağlı telefon hatlarına ayda toplam 10.000 YTL’den daha yüksek fatura geliyor olması.

Telefon görüşmeleri üzerinde yapılan analizler, şirketlerin telefon görüşmeleri için gerektiğinden çok daha yüksek faturalar ödemekte olduğunu ortaya koydu. İncelenen 135 şirketin telefon santraline bağlı hatlara ödemekte olduğu fatura toplamı 4 milyon 250 bin YTL’yi aşıyor. Bu tutar içerisinde GSM görüşmeleri için ödenmekte olan pay ise 2 milyon 500 bin YTL’yi buluyor. IPera’nın yaptığı analiz, bu tutarın 2 milyon 500 bin YTL’den 1 milyon 300 bin YTL seviyelerine rahatlıkla indirilebileceği halde, bunu mümkün kılacak yöntemlerin “görülememesi” nedeniyle şirketlerin yüksek faturalara razı olduklarını ortaya koydu.

Şirket yöneticilerinin çevir sesi alabildikleri sürece telefon santralleri ile ilgilenmediklerini belirten IPera Genel Müdürü Tolga Gündüz, bu ilgisizliğin bedelinin sanılandan çok daha yüksek olduğunu söylüyor. Gündüz sözlerini şöyle sürdürüyor: “İncelediğimiz 135 şirketin hiçbiri, kendi telefon kullanım karakteristiklerine ideal uyum gösteren düzenlemeleri oluşturamamış durumda. Şirketlerin yaklaşık üçte birinde, telefon giderlerini azaltmak adına telefon santralleri ve tarifeler konusunda bir çalışma yapılması gerektiği bilincinin dahi hiç olmadığını görmek, inanın bizleri de şaşırttı. Şirketlerin yarısı, bu konuda bir şeyler yapılması gerektiğinin farkında ama neler yapması gerektiğine karar veremiyor. Küçük bir bölüm bu konuda ciddi çalışmalar yürütmüş ancak yeterli veriye sahip olmadan bazı kararlar verildiği için varılan sonuçlar arzu edilen tasarrufu sağlayamamış. Oysa doğru analiz ile telefon faturaları yarı yarıya azaltılabilir.”

Şirketler hatayı nerede yapıyor?
GSM görüşmeleri için 2 kat fazla ücret ödeme sonucunu doğuran yanlışları şu başlıklar altında özetlemek mümkün:

a) Hat çeşitlemesine gitmemek veya yanlış çeşitleme yapmak
Telefon santralinden yapılan GSM görüşmelerinin maliyetini azaltmak için şirketler, içerisinde GSM operatörlerine ait bir telefon hattı bulunan Sabit Cep Terminali (FCT) cihazları kullanırlar. İncelenen şirketlerin büyük bölümünde Sabit Cep Terminali (FCT) kullanılıyordu. Şirketlerin %23’ünde ise, “daha ekonomik” olduğu inancı ile tüm GSM görüşmeleri Uzak Mesafe Telefon Hizmeti (UMTH) operatörleri üzerinden yapılmaktaydı. Sabit Cep Terminali kullanmakta olan şirketlerin %45’inde ise sadece 1 GSM operatörüne ait hatlar kullanılmış, diğer operatörler için Sabit Cep Terminali alınması gerektiği fark edilememişti. Tüm operatörlere ait hatlar için ayrı ayrı Sabit Cep Terminalleri (FCT) bulunduran şirketlerde ise, hat sayıları yanlış saptanmış, yönlendirmeler sağlıklı yapılamamış ve Grup içi – Grup dışı ayrımı ya hiç düşünülmemiş veya uygulamada yanlışlıklar yapılmıştı.

b) Tarifeleri takip etmemek
İncelenen şirketlerin hiç biri, kendi telefon kullanımlarına en uygun olan tarifeleri seçmeyi başarabilmiş değildi. Bu ise en net GSM görüşmelerini “daha ekonomik” olduğu düşüncesi ile Uzak Mesafe Telefon Hizmeti (UMTH) operatörleri üzerinden yapan şirketlerde görülüyordu. Bu şirketler, UMTH operatörünün sunduğu karşılaştırma tablolarına bakıp, GSM operatörlerinin diğer tarifelerini inceleme gereği bile duymadan bu yönde karar vermişlerdi. Sabit Cep Terminali kullanan şirketlerin ise, trafik yoğunluğu incelemesi yapmadıkları, kayıp trafik olup olmadığını araştırmadıkları ve tarife seçimlerini operatörlerin önerileri paralelinde yaptıkları görüldü.

c) Telefon santrallerinin yeteneklerini kullanmamak
Yapılan inceleme, şirketlerin %65’inin, sahip olduğu telefon santralinin yeteneklerini tam bilemediği için, maliyet azaltıcı yöntemleri uygulamadığını ortaya koyuyor. Bunun en net görüldüğü şirketler, Sabit Cep Terminali çeşitlendirmesinde Grup içi – Grup dışı ayrımı yapmamış şirketler. Ayrıca şirketlerin hiçbirinde, şubelerdeki GSM görüşmelerinin bir noktada konsolide edilip daha uygun tarife seçeneklerinden yararlanılabileceği hiç düşünülmemiş. Bu şirketler şubeler arasında ücretsiz görüşme yapmayı sağlayan VoIP hatlarının bu şekilde de kullanabileceklerinin farkında değil.

d) Görüşmelerini analiz etmemek
İncelenen şirketlerin hepsinde, telefon santralinden yapılan görüşmelerin listesini oluşturan sistemler olmasına rağmen, bu sistemlerin oluşturduğu raporları trafik analizi için kullanmayan şirketlerin oranı %92 gibi yüksek seviyede. Şirketlerin buna gerekçe olarak ileri sürdükleri neden, analiz çalışmalarının çok zaman alıcı olması. Analiz yapan %8’lik kesimde ise, alınan raporlar gereken ayrıntıların hepsini ortaya koyamadığı için maliyetleri arttıran pek çok problem tüm gösterilen çabaya karşın tespit edilememiş.

Araştırma kapsamında çalışmaların yapıldığı 135 şirkette IPera’nın geliştirdiği Abakus 360 Çağrı Analiz Sistemi kuruldu. Rutin olarak yapılması gereken kontroller, sistem tarafından otomatiğe alındı. Böylelikle şirketlerin gözünü korkutan, çağrılarla ilgili kapsamlı rapor alma ve analizler yaparak tasarruf elde etme süreçleri, IPera’nın otomatik raporları ile kolayca yapılabilir hale geldi. Bu da şirketlerin mevcut durumlarını analiz etmesini kolaylaştırdı.