Proje yönetimi hakkında 10 ipucu

Proje yönetim uzmanları, çalışanların proje yönetim yazılımını daha etkin ve verimli bir biçimde kullanmasını sağlamak için önemli ipuçlarını paylaşıyor.

Projeleri yöneten hemen herkes bunu yerine getirmenin basit bir yoluna sahip olmanın harika bir fikir olduğunu kabul edecektir. Ve bunun gerçekleştirilmesini vaat eden çok sayıda yazılım sistemi mevcut. Buna rağmen organizasyonlara proje yönetim yazılımının benimsenmesini sorduğunuzda onların çoğu çalışanların reddettiğinden, yazılımı ya da belirli (sıklıkla elzem) özellikleri kullanmaya isteksiz olduklarından yakınacaktır.

Proje yönetim yazılımının neden sıklıkla beklentileri karşılamadığına dair onlarca proje yönetim profesyoneliyle görüştük. Proje yönetim sisteminizden azami faydayı elde etmeniz ve takımların onu uygun bir biçimde kullandığını temin etmeniz için önde gelen 10 ipucunu paylaşıyoruz.

  1. Organizasyonunuz (ve bütçeniz) için doğru bir proje yönetim sistemini bulun. “Ortada yüzlerce proje yönetim (PM) sistemi var ve bunların bazıları diğerlerine nazaran oldukça karmaşık” diye konuşuyor yazılım incelemesi, derecelendirmesi ve karşılaştırması yapan Merchant Maverick editörlerinden Julie Titterington. “Eğer tüm aradığınız görevleri yönetmek, iletişimi kolaylaştırmak ve dosya paylaşmak temel bir araçsa, o zaman çokça ekstra özellik sunan programlardan uzaklaşın” tavsiyesinde bulunuyor.

“Raporlama ve kaynak yönetimi gibi özellikler takımınızın gözünden çok fazla gibi görünebilir” şeklinde konuşuyor. “Ve onların gözü ne kadar korkarsa, muhtemelen yazılımı tam anlamıyla o kadar az kullanacaklardır. Bu yüzden ihtiyaçlarınızı karşılayan bir sistem bulun fakat çarpıcı ve lüzumsuz özellikler için ihtiyacınızdan daha fazlasını harcamayın.” diye ekliyor Titterington.

“Özünde yazılımın kullanımı güç olduğundan birçok firma proje yönetim çözümlerini benimsemede bocalıyor” diye konuşuyor zaman çizelgesi yönetim yazılımı sağlayıcısı Replicon’un mühendislik çözümleri direktörü Scott Bales. “İşletmeler iş akışı ve yapılandırılabilirliği sezgisel hissettirdiği ve işinizi yerine getirmeniz için ihtiyacınız olan dahili zekaya sahip bir çözümü bulmalı” şeklinde konuşuyor. “En iyi yazılım zaman içerisinde kolaylıkla eklenebilen geniş kapsamlı fonksiyon takımları sağlar.” diye ekliyor Bales.

Eğer bütçeniz küçükse ya da hiç yoksa, “hedef ve amaçlarınızı tanımlayın ve bunların tatmin edecek herhangi bir ücretsiz PM çözümünün olup olmadığına bakın” diyor sosyal işbirliği ve iletişim platformu Bitrix24 pazarlama müdürü Victoria Kartunova. “Bitrix24’le birlikte, örneğin Trello, Asana, Freedcamp var. Kapsamlı bir özellik karşılaştırması için Wikipedia’ daki (http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software) karşılaştırmaya göz atabilirsiniz.”

Hangi proje yönetim aracıyla devam etmeye karar verirseniz verin, “herkesin hayatını kolaylaştırmak için çözümün basit ve IT’den minimum desteğe gereksinim duyduğunu temin etmek üzere aday sisteminizi kapsamlı bir test sürüşünden geçirin” diye konuşuyor Bales.

  1. Mobili unutmayın.“Ekibinizin (her nerede olursa olsunlar) daha verimli ve etkin olmalarına imkan sağlaması için mobile göre optimize edilmiş bir platformu tercih edin” diyor kurumsal işbirliği platformu HighQ COO’su Stuart Barr. “Mobile göre optimize edilmiş bir platform, çalışanların dosyalarla bilgilere erişim ve işbirliği için akıllı telefonlarını ve tabletlerini kullanabilmeleri manasına gelir. Onlar dünyanın herhangi bir yerinde, herhangi bir zaman diliminde olabilirler ve yine de ihtiyaç duydukları bilgiye erişebilir olacaklardır” diye açıklıyor. “Bu, ekibinize uzaktan çalışma esnekliği sağlar ve işin yerine getirilmesi için daha fazla fırsat sağlayarak verimliliği arttırır.” diye ekliyor Barr.
  2. Yazılımın diğer önemli uygulamalarla entegre olabildiğinden emin olun (mümkünse). “Çoğu firma için atanmış proje yönetim yazılımı içinde veri yakalamak toplam çözümün sadece bir bölümü” diyor Replicon’dan Bales. “Söz konusu verileri diğer uygulamalarla paylaşmak döngüyü tamamlıyor. Bu proje maliyetlendirme, harcama telafisi, bordro ve diğer süreçler için kritik olabilir” diye konuşuyor. Neyse ki, “çoğu bulut tabanlı proje takip yazılımı veri paylaşımını barındırıyor; tipik olarak Microsoft Project, QuickBooks vs. gibi uygulamalar için sağlanıyor.”
  3. Beklentiler konusunda gerçekçi olun.“PM yazılımı mükemmel proje yönetim süreçlerini desteklemeli ve otomatikleştirmeli, yerine geçmemeli” iddiasında bulunuyor IT danışmanlık firması Allegient danışmanlarından Mike Fisher. “Çoğu zaman PM yazılımı yanlış beklentiler yüzünden başarısız olarak algılanıyor. PM yazılımı gerçekte üç temel fonksiyon sağlar: veri toplama ve yönetimi, karar desteği, raporlama ve grafik oluşturma.”
  4. Yazılımı destekleyecek birisini bulun.“Bir proje yönetim sisteminde yüksek ROI elde etmenin en elzem bileşeni ekip tarafından eksiksiz benimsenmedir” diyor büyük işletmeler ve KOBI’ler için proje yönetimi ve işbirliği araçları sağlayan Wrike’ın pazarlama direktörü Tom Treanor.

“Yüksek seviyeden bir benimsenme elde etmek için yönetim bünyesinde takım üyelerinin araçlar içerisine gerekli girdileri yapmasını sağlayacak, onların eğitim ve diğer kaynaklara erişimini temin edecek güçlü bir kişilik gerekiyor” diye konuşuyor. “Bu kişi aynı zamanda benimsenmeyi ve yönetim değerlendirmeleri ya da toplantıları için araçlar kullanarak doğru davranış modelini zorlayabilmeli. Güçlü bir benimsenme olmaksızın sistemin değeri kısıtlı olacaktır.” diye açıklıyor Treanor.

  1. Artımlı konuşlandırma yapın – ve insanların uygun biçimde eğitildiğinden emin olun.“PMO yazılımını 10 yılı aşkın bir zamanda konuşlandırarak öğrendiğimiz bir şey, tüm özellikleri tüm çalışanlar için ilk günden sunmak felakete davetiyedir” şeklinde konuşuyor proje yönetim çözümleri sağlayıcısı Level 5 Partners PMO uzmanı John Glander. “Her şeyi küçük kullanıcı gruplarına artımlı olarak çıkartın veya belirli özellikleri tüm kullanıcılar için uygulayın. Kesinlikle büyük bir konuşlandırma yapmayın.”

Ve siz yazılımı faaliyete sokarken insanların en azından temel özellikler üzerinde eğitim aldığından emin olun; ve ihtiyacı olanlara ya da talep edenlere ileri düzey eğitimler sağlayın.

  1. İş akışlarını peşinen tanımlayın. “Onları uygun bir biçimde ayarlamak için başlangıçta biraz zaman harcamak zorundasınız fakat (iyi tanımlanmış) iş akışları tüm süreçlerin anlaşılır olmasını sağlayacak ve size çok zaman kazandıracaktır” diyor Kartunova.
  2. Herkesi bilgilendirmek için tüm ekip üyelerinin başka sistemleri değil, PM yazılımını kullandığından emin olun.“Eğer proje yönetim sistemini bir iletişim merkezi olarak kullanma niyetindeyseniz, anlaşmazlığa yer yoktur,” şeklinde konuşuyor proje yönetim platformu Flow içerik direktörü Mark Nichols. Proje yönetim yazılımının amacı “işleri anlaşılır hale getirmek ve iletişim kusurlarını ortadan kaldırmaktır” diye konuşuyor. “Belirli kişiler görevleri ve zaman çizelgelerini proje yönetim sistemi dışından idare ettikleri takdirde siz bunun gerçekleşmesini bekleyemezsiniz” diyor. Dolayısıyla “tüm ekibinizi sisteme geçirin ve projeniz ile ilgili önemli olan her şey için onu merkez yapın.” tavsiyesinde bulunuyor Nichols.
  3. PM sisteminizi maliyet ve verimliliğin takibi için kullanın.“Eğer kullandığınız yazılım onu sağlıyorsa, durum ve marjlar gibi dahili, gerçek zamanlı bilgi ve raporlardan yararlanın” diyor online proje yönetim yazılımı sağlayıcısı Mavenlink kurucusu ve CEO’su Ray Grainger. “Bir projede ilerlerken bu ölçütlerin takip edilebilmesi, değişikliklerin anında kolayca yapılabilmesini sağlıyor ve kârlılık ile zamanında teslimatı temin ediyor.”
  4. Yardım istemekten korkmayın.“En iyi uygulamalar için ipuçları edinin veya yazılım tedarikçinizin firmasından bir destek uzmanıyla irtibata geçerek diğer işletmelerin aynı özellikleri nasıl kullandıklarına bakın” diyor Grainger. “Çok sayıda firma müşterilerinin ürünlerini tam potansiyeliyle kullanmalarına yardımcı olmak için belirlenmiş takımlara sahip. Bu takımlar sıklıkla yararlı birebir eğitim ve diğerlerinin uygulamadan nasıl en iyi biçimde yararlandığına dair çok fazla anlayış sunuyor.”
Facebook Comments

Kategoriler Analiz, Gündem

Yazar Hakkında

Yorum Gönder

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.
Gerekli alanlar işaretlendi *