Öyleyse kağıt ve üzerindeki bilgiyi almanın, işlemenin ve göndermenin daha iyi üç yoluna bakalım.

Kağıt kullanımını azaltmak, hem masrafları kısar hem de daha yeşil bir çevre için ilk adımlarınızı atmış olursunuz. Acaba sadece biz miyiz “Daha Yeşil Bir Çevre İçin” broşürlerini ironik bulan?
Daha az kağıt kullanmanın ilk kuralı, ne olursa olsun daha az kağıt basmaktır. Tabii burada tamamen kağıtsızlıktan bahsetmiyoruz. Hiçbir KOBİ az miktarda da olsa kağıt kullanmadan işlerini yürütemez. Şimdi ofis içindeki herkes birbirine, başkalarına ve internete bağlanabildiğine göre birbirlerine kağıt üzerinde bilgi göndermelerinin hiçbir mazereti olamaz. Herkes e-posta, mesajlaşma programı, ortak çalışma alanı kullanmalı.
Bir e-posta aldığınızda basıp arkadaşınıza vermeyin, onun yerine e-postayı doğrudan iletin. Bir internet sitesini kağıda basmak yerine siteyi kaydedip yollayın, hatta daha iyisi sadece bağlantı adresini yollayın. Bir çalışanın sayfalarca çıkış alıp sonra da iki kat yukarıdaki çalışma arkadaşına bunları fakslamaya çalışması her zaman için acı verici bir görüntüdür.

Eğer mutlaka faks çekmeniz gerekiyorsa akıllıca faks çekin. Ortalıkta yığınla e-postayı doğrudan faksa gönderebilen uygulama var. E-postadan faks ve fakstan e-postaya aktarım yapabilen programlar hem kolay bulunuyor hem de ucuzlar.

Eğer hala çok fonksiyonlu yazıcıların nimetlerini fark edemediyseniz bir göz atmanızda fayda var. Örneğin HP PhotoSmart 2610 birkaç yıl yaşında bir alet olmasına rağmen çıktı alabiliyor, faks çekebiliyor, belgeleri tarayıp renkli fotokopi çekebiliyor. Bu tür cihazlar öncelikle dört farklı aleti tek bedende topladıkları için yerden tasarruf sağlıyorlar. Bu model baskıda mürekkep kullanıyor, fakat zaten ofislerde nadiren renkli çıkış alınmasını gerektiren belgeler ile çalışılıyor. Siyah/beyaz baskılar için tek renkli lazer yazıcılar biraz daha pahalı olmalarına rağmen, kağıt başına maliyetleri çok daha az.

Mürekkepli çok fonksiyonlu yazıcılar yıllar içinde çok ucuzladılar. Artık güncel modellerin otomatik kağıt besleme üniteleri ve kablosuz ağ bağlantısı yetenekleri de var. Ayrıca eskilere göre çok daha az yer kaplıyorlar.
Eski bir model olan HP’de kağıt taramak için kağıdı gidip kendiniz koymanız, düğmeye basmanız, kağıdı almanız, tekrar kağıdı koymanız, tekrar düğmeye basmanız, tekrar kağıdı almanız gerekiyordu. Yeni modellerde kağıdı besleme ünitesine koyuyorsunuz ve geri kalan her şeyi yazıcının kendisi hallediyor. Tüm işlem bilgisayardan kontrol edilebiliyor. Tabii bu durum otomatik kağıt besleme ünitelerinin marifeti. İşleri çok hızlandırıyor. Bu arada, bu tür yazıcıların fiyatları 200 doların altına inmiş durumda.

Hem eski hem yeni model yazıcılar çalışma ağlarına bağlanabildikleri için bir çok kullanıcı tarafından kontrol edilebilirler. Böylece herkesin masasına bir yazıcı koyulmasına gerek kalmaz. İster inanın ister inanmayın, yazıcıları çalışanlardan biraz uzak bir yere koymak kağıt tüketiminde ani bir düşüşe sebep oluyor. İnsanlar kalkıp gidip çıktı almak yerine, üşenip e-posta göndermeye başlıyorlar. Yani aslında zannedildiği kadar sıkı bir kağıt baskı politikası uygulamanız gerekmiyor.

Tüm yazıcıların hem Windows hem de Mac uyumu var, fakat iş yerinde Linux kullanmayı tercih edenlerdenseniz HP marka yazıcı almanızda fayda var. Çünkü HP’nin Linux sürücüleri bir çok Linux dağıtımında zaten hazır bir halde geliyor, ayrıca sürücü kurmak gerekmiyor.
Bir çok model kablosuz ağ bağlantı özelliğine sahip olsa da yazıcıları kablosuz kullanmanızı önermiyoruz. Çünkü öncelikle kablosuz bağlantı kabloluya göre hem daha yavaştır hem de daha güvensizdir. Bu yüzden özellikle önemli belgelerin basıldığı yazıcılarda kullanmayın. Ayrıca yazıcılar yerlerinde duran aygıtlardır, bu yüzden kablo ile bağlı olmalarının bir sakıncası yok. Fakat, eğer mobil bir grup olarak işlerinizi yapıyorsanız, bir yerlerde kablosuz bağlantı yapabilen bir yazıcıyı el altında bulundurmanız hiç fena olmaz. Kablosuz bağlantı özelliği yazıcı fiyatında pek bir fark yaratmadığı için, kullanmasanız bile endişe etmenizi gerektirecek bir ekstra harcama durumu yok.

Bir sonraki seviye, özel tahsis edilmiş tarayıcı demek. Örneğin Fujitsu’nun ScanSnap S1500 renkli tarayıcısı gibi. Bu tarz tarayıcılar bir ağ yerine doğrudan bilgisayara bağlanıyorlar. Şirket içindeki basılı kağıtları dijital ortama aktarmak isteyenler için çok güzel bir cihaz.

Özellikle bir çalışanı bu cihazın operatörlüğüne koyarsanız, çıkabilecek karmaşayı önlemiş olursunuz.
Bu kişinin işi aslında oldukça kolay olacak. Tarayıcı, her seferinde 20 yaprak kağıt alıp bunları önlü arkalı olarak tarıyor ve bilgisayara dosyayı atıyor. Tarayıcının her taramasına oldukça ince ayarlar yapmanız mümkün ama genellikle ihtiyaç olmuyor. Tarayıcı sayfa renkli ise renkli tarama yapıyor, boş sayfaları atlıyor ve resimleri sizin cihaza koyduğunuz sıra ile veriyor. Kartvizitleri bile tarayabiliyor.

Bu ve benzeri tarayıcıların son kullanıcı fiyatları 450 dolar seviyesinde. Bu yazıcıların belgeleri düzenlenebilir ve içeriğinde arama yapılabilir .pdf dosyaları olarak bilgisayara yazmaları, arşivleme açısından inanılmaz bir avantaj yaratıyor. Hem işlerinizi daha hızlı yapıyorsunuz, hem kağıt masraflarınız azalıyor hem de kağıt depolamak için yeni klasörler ve dolaplar almanız gerekmiyor.