HP Kurumsal Sektör Satış Müdürü Berrin Özselçuk
Doküman maliyeti özellikle KOBİ’ler açısından çok yüksek bir maliyet. Günümüzde yapılan araştırmalar, şirketlerin cirolarının yüzde 2 ila 4’ü gibi bir rakamının IT yatırımlarına harcandığını gösteriyor. Buna paralel olarak doküman maliyetleri ise, yüzde 4 ile 6 arası değişiyor.
Yani, şirketler IT harcamalrının neredeyse iki katını dokümana ayırıyor. Araştırma firmaları diyor ki; evet burada çok ciddi bir maliyet var. Doküman harcanan para iki katı ise, buradan edilecek yüzde 10’luk bir tasarruf IT tarafında yüzde 20 tasarrufa denk geliyor.
Doküman tarafında çok ciddi bir maliyet olmasına rağmen çoğu kurum doküman maliyetini takip etmiyor. IDC’nin bir araştırmasına göre IT departmanlarına gelen çağrıların yüzde 15’i zaman açısından yazıcılar tarafından geliyor. IT çalışanları vakitlerinin yüzde 15’ini  yazıcı sorunlarını çözmeye harcıyor. Gartner’de bu konuda diyor ki; bu konu ile yakından ilgilense en azından yüzde 10 ile 30 arası bir tasarruf yapılabilir.

Baskı maliyetleri kurumlarda göz ardı ediliyor. Bunun nedeni ise, kurumların çoğunda hala doküman işleri farklı farklı kişiler ya da kurumlar tarafından yapıyor olması. IT tarafı sadece networke bağlı cihazları kontrol ediyor, idari işler sadece fotokopi cihazlarını kontrol ediyor ve bir kısım da sadece faksı idare ediyor. Çıktı üreten cihazlar tek bir elden yönetilmediği için çok fazla maliyette takip edilemiyor.  Aslında tek bir elden yönetilse ne kadar büyük bir kalem olduğu görünüyor. Araştırmalarda bunu doğruluyor.

Biz burada diyoruz ki müşterilerimize, sizin maliyetlerinizi azaltabiliriz. Öncelikle sizin altyapınızı anlamamız lazım. Birçok firmada analizler yaptık, birkaç örnek var orada 3600 tane kullanıcısı olan bir firma var. 3600 kullanıcınının kullandığı 1000 tane cihaz var. Yani üç kişiye bir yazıcı düşüyor. Böyle bir yapı sağlıklı bir yapı değil. İkinci bir veri, 10 tane üretici ile çalıştıklarını gördük. Bu da ciddi bir verimsizlik. 166 farklı yazıcı kullanılıyor ve bu cihazlar 199 farklı tonere sahip.
Bu kadar farklı tonerin sisteme girip çıkması bile başlı başına bir sorun.

Kurumların  ilk önce kendi alt yapılarını anlamaları gerekiyor. Altyapılarını anlamak için de ilk önce çevrelerini analiz etmelileri lazım. Nerde hangi cihaz kullanılıyor, kimin hangi cihaza ihtiyacı var…  Bunu için bir baskı politikası gerekiyor.

Baskı ve doküman politikası nedir?
Baskı politikası, hangi ürünlerin nerede kullanılacağı, kimlerin kullanacağı ve güvenliğin nasıl olacağı, yönetimin nasıl olacağı ile ilgili. Her ölçekte kurumun maliyetlerini düşürebilmek için böyle bir politikaya ihtiyacı var. İkinci olarak ise, doküman politikasını oluşturmalı şirketler. Bu politika, dökümanın içeriğinin kime ait olduğunun bilinmesi ile alakalı. Doküman yönetimi ile bir çok tekrar gerektiren işlemden kurtarabilir. Mesela bankalar ya da sigorta kurumları bir kimlik bilgisini tarayıp sistemine aktardığı anda bu belge için tekrar bir işlem yapması gerekmeyecek. Gerektiğinde sistemden bu dokümana ulaşacak.

Biz kimi müşterilerimizde hiç yazıcı satışı yapmadan, mevcut altyapıyı doğru şekilde konumlarndırarak dahi bir maliyet avantajı sağladık. Çok baskı yapan bir departmana küçük bir yazıcı koyulmus mesela ve sürekli toner masrafı çıkıyor, öte yandan daha az baskı işi olan bir departmana daha büyük bir yazıcı konulumuş. Bu iki cihazın yerlerinin değiştirilmesi dahi maliyet tasarrufu sağlar.