Türkiye Ekonomi Bankası (TEB), 2006 yılı Haziran ayında başladığı teknik altyapı çalışmalarını Sharepoint 2007’ye geçerek tamamladı… Peki ama nasıl?

Bankacılıkta iç organizasyonda verilerin sağlıklı depolanması ve kolay erişilebilirliği dışında belirli yetki seviyelerine uygun olarak sınıflandırılması da önemli… Bazı bankalar bu alanda teknolojinin sınırlarını zorlamakta ve elinden gelenin en iyisini yapmakta ısrarcı oluyor. İşte TEB de bunlardan biri… 4000 kişilik bir kadroya sahip olan banka, iç iletişimini en etkin hale getirmek, çalışanlarla en hızlı ve verimli koordinasyonu sağlamak adına Innova işbirliği ile Microsoft Office SharePoint Server 2007 kullanımına geçti. Biz de yeni sistemin sağladığı kolaylıklar hakkında bilgi alabilmek için Innova proje yöneticisi Burçin Kermen, TEB Yazılım Geliştirme Yöneticisi Leyla Sardağ, Innova Uygulama Geliştirme Çözümleri Grup Yöneticisi İbrahim Uğur ve TEB İş Süreçleri Yönetim Uzmanı Metehan Ayfer’le özel bir sohbet gerçekleştirdik…

Proje nasıl oluştu?
Öncelikle bu kadar çok sayıda müşteriye ve personele sahip bir kuruluş olarak çalışanlarımızın bilgiye daha az zamanda daha kolay ulaşmasını sağlamamız gerekiyordu. Bütün bilgi ve dokümanlara, yapılacak işlere ve iş süreçlerine tek bir yerden ulaşmaları lazımdı. Diğer taraftan TEB’in hali hazırda bulunan iç portalı ise bazı konularda yetersiz kalıyordu.

Nasıl bir yetersizlik söz konusuydu?
Bu portalı üniversitelerdeki ilan panosu gibi düşünün. Her bilgiyi oraya asıyorsunuz ama çok dağınık. Hem bu bilgileri sınıflandırmak hem de bilgiye kolay erişebilmek için yeni bir şeyler yapmamız gerekiyordu.
Diğer taraftan mevcut çok sayıda sistemimiz var. Bu sistemleri single desktop haline getirip her şeye tek bir pencereden bakabilmek istedik. Böylelikle tüm departmanların birbiriyle kesişen kısımlarını görebilmek mümkün olabildi. Yeni bir sistem açmadan, tek bir sistemde tüm sistemler toplanmış oldu. Zaten bilgisayar şifrenizden tanıyor sizi sistem. Başka şifreye gerek kalmıyor. Ayrıca bazı dosyalar var ki bazılarının görmesi gerekirken bazılarının görmemesi gerekiyor. Sistem bunu da otomatik sağlıyor. Dosyayı koyuyorsunuz ama otomatik olarak ilgili kişiler görebiliyor.

Sistemle neler değişti?
Bu sisteme geçtikten sonra, tabii birtakım sinerji konuları da ortaya çıktı. Biz iş süreçleri departmanı olarak bir modelleme platformu kullanarak iş süreçlerimizi model haline getiriyoruz. Bu anlamda sistemin sağladığı büyük bir kolaylık var; o da şu: Sistem, kişinin girdiği şifreden siciline gidiyor, sicilden de tüm iş süreçlerini dökebiliyor. Eski sistemde bu imkansız bir şeydi. Bütün iş süreçlerini görüyordunuz ama size ait olanın hangisi olduğunu sizin bilmeniz gerekiyordu.

Bunun dışında bir konu daha var; bildiğiniz gibi özellikle şubelerde duyurular iş yoğunluğundan ötürü okunmuyor. Okunmayınca da bilgi eksikliği söz konusu oluyor ve koordinasyon zayıflıyor. Şimdi kütüphane diye bir alt portal oluşturduk. Burada tüm duyurularımız iş süreçlerimiz dokümanlarımız her şeyimiz bulunuyor. İnsanlar bu sistemi görünce de çok mutlu oldu.
Sistemin sağladığı bir diğer kolaylık da arama konusunda oldu. Daha önceki arama motorumuz pek etkili çalışmıyordu. Kütüphaneye içerikten arama yapabileceğimiz bir sistem getirdik. Bu da işlerimizi kolaylaştırdı.

Bu proje için 2006’nın kasımında araştırmalar başladı. Daha önce de innovayla çalışıldığı için una karar verildi.

Aramalarda görmeye yetkili olmadığım bilgilere ulaşabiliyor muyum peki?
Hayır; yetkiniz dahilinde olmayan bilgiler sonuçlarda gözükmüyor. Bu da zaten bu sistemi özel kılıyor. Zaten Sharepoint’in bu kadar verimli olmasının altında mevcut iş modelimize ve mevcut sistemin altyapısına adapte olması yatıyor.

Yeni sisteme karar verirken personel içinde bir anket yapıp genel ihtiyaçları belirleyerek mi bu kararı aldınız
yoksa kafanızda hazır bir yapı var mıydı?
İnsan kaynakları TEB’de genel nabzı tutan ve içeriği en fazla olan, önemli bir departman. Biz insan kaynaklarıyla bir çalışma yaptık. Genel ihtiyaçlar belirlendi ve bu ihtiyaçların karşılanmasında IT tarafı olarak neler yapabileceğimizi tartıştık. Tasarım konusunda da IT departmanının uzun çalışmaları oldu. Bu çalışmanın yararı; daha sonra diğer iş birimlerine bizim böyle bir projemiz var dediğimizde, elimizde hazır bir model şablonu bulunuyordu ve onlara sadece boşlukları doldurması kaldı. Hem zamandan kazanıldı hem de eksiksiz bir çalışma oldu. İnsan kaynakları ise genel yönlendirme ve organizasyonda çok yardımcı oldu.

Bu sisteme ortağınız BNP Paribas ne diyor?
Onlar da beğenmişler ve yurtdışında onların sistemine de entegre edilebileceği görüşündeler.

Peki, bu sistem şu an 4000 kişi için mi yeterli yani yarın öbür gün çalışan sayısı 6000’e ulaşırsa sistem devam edebilecek mi?
Elbette, kullanıcı sayısı artarsa sunucular yetersiz kalabilir ve bu da problem çıkarabilir. Fakat böyle bir durumda sunucuları bölerek ve destekleyerek kapasiteyi artırabiliriz.

Kosova’da açılacak şubenizde bu sistem uyumlu olabilecek mi?
O apayrı bir banka. Kendi organizasyonu ve kendine has bir sistemi var.

Projeyi oluşturmaya 2006 yılı Haziran’ında başladığınız. O zamandan bu zamana keşke şu da olsaydı dediğiniz kısımlar oldu mu?
Evet, en başlarda oldu. Ama bunlar ciddi çalışma gerektiren ya da sonradan yapımı zor şeyler değildi. Bu anlamda küçük ekleme ve çıkarmalarımız oldu.

Sharepoint’in bir alternatifi var mıydı, direkt sharepoint olmalı mı dediniz?
Direk Sharepdoint yapalım dedik ama o sırada henüz 2007 sürümü satışa çıkmamıştı. Dolayısıyla 2003 sürümünü yapmayı düşündük. Daha sonra yeni sürüm çıkınca arada kararsızlık yaşadığımız küçük bir dönem oldu.